Các bước cơ bản của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động đòi hỏi ban tổ chức phải có nhiều kinh nghiệm và tinh thần làm việc chuyên nghiệp, nhanh nhẹn. Mỗi hình thức sự kiện ví dụ như tổ chức sự kiện cuối năm, tổ chức tiệc gala dinner, tổ chức tiệc sinh nhật mà sẽ có những hình thức tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, để một sự kiện thành công tốt đẹp, chúng ta đều phải thực hiện những bước sau đây:

Các bước cơ bản của tổ chức sự kiện

Bước 1: Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là nền tảng cơ bản nhất cho mỗi lần tổ chức sự kiện. Chúng ta phải cân nhắc các yếu tố như cái gì, ai, tại sao, khi nào, ở đâu (5Wh Questions) cho tất cả các khía cạnh của sự kiện. Ban tổ chức sự kiện cần:

• Một đội ngũ giỏi, các thành viên có những kỹ năng khác nhau.
• Xác định được mong muốn của khách hàng
• Lên kế hoạch thu chi và chuẩn bị ngân sách
• Lên kế hoạch về những nội dung cần chuẩn bị để tổ chức sự kiện
• Đưa ra deadline để quản lý các hoạt động
• Kiểm tra liên tục để đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng thời hạn

  

  Các bước cơ bản của tổ chức sự kiện

Bước 2: Bắt tay tổ chức sự kiện

Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện, trong giai đoạn này, ban tổ chức cần phải:

• Kiểm tra lại ngân sách của hoạt động
• Tiến hành quảng bá về sự kiện trên các kênh online  như Facebook, Twitter, Email,…
• Gửi thư thông cáo báo chí
• Cập nhật thông tin trên mạng xã hội, nhắc nhở các khách mời của sự kiện
• Lên kế hoạch di chuyển hoặc nghỉ dưỡng cho khách mời (nếu có)
• Đảm bảo các giấy phép của cơ quan quản lý địa phương.

Bước 3: Trước giờ diễn ra sự kiện

Sự kiện có thành công hay không là phụ thuộc vào thời gian trước khi diễn ra sự kiện 1-2 ngày. Hãy ghi nhớ:

• Kiểm tra lại với các bên liên quan, nhà tài trợ, người phát biểu, khách mời và thành viên trong ban tổ chức.
• Kiểm tra lại chủ đề trang trí sự kiện, hệ thống ánh sáng – âm thanh, bảo vệ,…
• Sắp xếp nhân sự hướng dẫn khách mời tham dự sự kiện, đặc biệt là khách mời VIP
• Kiểm tra tất cả các thiết bị điện tử và đảm bảo chúng hoạt động trong điều kiện tốt nhất (microphones, ánh sáng, loa, etc.)
• Thuê nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp để ghi lại những khoảnh khắc đặc sắc trong sự kiện

Bước 4: Sau khi tổ chức sự kiện.

Thực hiện đánh giá nội bộ: thu nhận ý kiến phản hồi từ các thành viên ban tổ chức và đánh giá về sự hiệu quả của sự kiện.

Các bước cơ bản của tổ chức sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam

Là một trong những công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam, Bliss Việt Nam hứa hẹn sẽ là một đối tác tiềm năng dành cho các sự kiện cao cấp và chuyên nghiệp. Không chỉ có các khâu quản lý rõ ràng, gọn ghẽ, Bliss còn cung cấp dịch vụ trang trí chuyên nghiệp như trang trí window display, trang trí Tết, trang trí Giáng Sinh,… Liên hệ ngay với Bliss Việt Nam qua website blissvn.com hoặc số điện thoại để được tư vấn trực tiếp!